Kafe Açmak İstiyorum: Ne Yapmam Gerekiyor?

Kafe açmak, son dönemde ciddi anlamda popülerleşti. Birçok meslek grubundan kafe açmaya ciddi bir anlamda talep var. Özellikle beyaz yakalılar arasında son zamanlarda popülerleşen kafe açmanın birçok resmi aşaması bulunmakta.Ayrıca bir yandan da ekipman ve ekip kurma aşamaları söz konusu. Bunların yanı sıra, nargile kafe ve internet kafe gibi eski konseptler de halen canlılığını korumakta ve artan talep karşısında sayıları da artmakta.

Kafe Konsept Seçimi Nasıl Yapılır?

Birçok konsept olmasına rağmen son dönemde üçüncü dalga kahveciler, küçük pastaneler ve minimal tasarımlar öne çıkmakta. Konsept seçiminde önemli olan, işletmenizi açmak istediğiniz lokasyon ve işletmeci olarak sizin isteğinizdir. Ancak, açılıştan önce rakip analizi ve lokasyon analizi yapmanız, işletmenizin karlılığı ve sürdürülebilirliği açısında hayati önemdedir. Bir yandan da cafe dekorasyonunuz bu süreçleri etkileyen anahtarlardan biridir.

Son dönemde sosyal medyada popüler olan konseptleri takip ederek işletmenizi açacağınız lokasyona uygulamanız, dijital ortamda reklamınızı yaparken işinizi kolaylaştırabilir. Dahası, açılış esnasında ve sonrasında bir sosyal medya uzmanından destek almanız tanıtımınızı hızlandırabilir. Sosyal medyada konseptinizi yansıtan “hashtag”leri kullanmanız tanınırlığınızı arttırmanızda yardımcı olabilir.

Ayrıca, konsept olarak en çok tercih edilen konseptler butik kafe, internet kafe ve nargile kafe konseptleri olmaktadır. Bu konseptlerin yatırım maliyetlerinin ve ekipman listesinin klasik kafelerden farklı olacağını unutmayın. Buna ek olarak, internet kafe ve nargile kafe konseptleri için almanız gereken izinler ve başvurmanız gereken kurumların farklılık gösterebileceğini göz önünde bulundurmalısınız.

Lokasyonunuzdaki demografik yapıyı göz önüne alarak konsept seçiminizi yapmanızı öneriririz. Ayrıca, 18-30 yaş aralığı popülasyonun olduğu lokasyonlarda daha canlı dekorasyon ve salaş ortam yaratmanız, müşterilerinizin vazgeçilmez tercihi haline gelmenizi sağlayacaktır. Yaş aralığı daha yüksek olan lokasyonlarda daha ciddi ortamlar yaratmanız yararınıza olacaktır.

Bir yandan da kafe açmanın yanı sıra restoran açma da son dönemde revaçta olan bir diğer yatırım. Restoran açmanın püf noktaları için “Restoran Açmak” yazımıza ulaşabilirsiniz.

Kafe Menü Seçimi Nasıl Olmalı?

Konsept seçiminden sonraki en önemli adımınız ise menü seçimidir. Bu, konseptinizi yansıtacak en iyi araçlardan birisidir. Menü seçiminde iki ayrı daldaki uzmanlardan destek alabilirsiniz. Bunlar Grafik Tasarımcısı ve Restoran Danışmanıdır.

Bir sektör profesyoneli olan restoran danışmanı ile lokasyona ve konseptinize uygun menü oluşturabilir, işe alım kısmında danışmanınız ile birlikte çalışarak işletmenizi daha hızlı açabilirsiniz. Sonrasında tedarik zincirinizi kurarken ve ilk açılışta da destek alabilirsiniz. Ayrıca danışmanınızın bağlantılarını kullanarak malzeme ve ekipman alımında da özel iskonto oranlarından yararlanma imkanınız olabilir.

Menü kalemleriniz belli olduktan sonra bir grafik tasarımcı ile çalışmalısınız. Bu ortak çalışma, menünüzün nasıl görünmesi, hangi dili kullanması gerektiğini ve hangi renkleri ağırlıklı olarak kullanacağınız konusunda daha profesyonel bir bakış açısı yakalamanızı sağlayacaktır. Direkt olarak bir reklam ajansı ile çalışırsanız çok daha kapsamlı bir hizmet alma imkanınınız olabilir. Pandemi dönemine özel olarak menülerinizi kağıt menü olarak bastırmak yerine QR Kod menü olarak kullanarak pandemi döneminde bulaş riskini en aza indirebilirsiniz.

Kafe Açmak İçin Gerekli Malzemeler

Kafe açmak için alınacak malzemeler konsepte ve menüye göre değişkenlik gösterse de birçok ekipman aslında bellidir. Örneğin, masa, sandalye, espresso makineleri, çatal, kaşık, bıçak standart olsa da konseptinize göre V60, Chemex gibi ekipmanlar almanız gerekebilir. Örneğin, bu malzemelere ek olarak bir nargile kafe açıyorsanız nargile setleri almanız gerekebilir. Buna bağlı olarak, işletmenizde özel bölümler oluşturmanız için dekorasyon harcamasına ağırlık vermenizi öneririz. Ayrıca yazar kasa ve anlaşmalı olduğunuz bankalardan edineceğiniz POS cihazlarını not etmenizi öneririz. Eğer yemek sipariş platformları ile işbirliği yapacaksanız siparişlerinizi takip etmeniz için bilgisayar ya da tablet edinmenizi öneririz. Bahsi geçen ekipmanlar konseptinize, menünüze ve müşteri taleplerinize göre çeşitlendirilebilir. Ancak listede yer alan ekipmanlar demirbaşlarınız olarak birçok ürünün yapımında ve sunumunda genel olarak kullanabileceğiniz ürünlerdir.

Demirbaş olarak almanız gereken malzemeler olarak şunlar sıralanabilir:

- Masa

- Sandalye

- Baharat Takımı

- Peçetelik

- Kahve Makinesi (La Cimbali vb.)

- Chemex

- V60

- Aero Press

- Espresso Fincanı

- Cappucino Fincanı

- Bar Dolabı

- Buz Makinesi

Eğer işletmenizin mutfağı da varsa mutfağınız için şu demirbaşları edinmelisiniz:

- Çırpma teli

- Mayonez tenceresi

- Casserole

- Silikon spatula çeşitleri

- Çeşitli büyüklüklerde fırçalar

- Bıçaklar

- Kesme Tahtaları

- Silikon kalıplar

- Buzdolabı ve dondurucu

- Fırın

- Ürünlerinizi sergilemek için vitrin dolap

- Ocak

- Mikrodalga fırın

Kafe Açmak İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?

İşletmenizi açmak için konseptinizi, ekipmanınızı ve ekibinizi belirledikten sonra artık en önemli aşamaya geldiniz.

İşletmeniz için onay almanız gereken üç yetkili kurum bulunmakta. Bunlar bağlı olduğunuz ilçe belediyesi, bağlı olduğunuz ilçe vergi dairesi ve esnaf odalarıdır. Her bir yetkili kurumdan talep edilen belgeleri ibraz ettikten sonra işletmenizi faal hale getirebilirsiniz. Ancak istenilen belgelerin işletmenin açılacağı ile, ilçeye ve bölgeye göre farklılık gösterebileceğini unutmayın.

Bağlı olduğunuz ya da olacağınız vergi dairesinden öncelikle şu belgeleri talep edin ya da daireye ibraz edin:

- Noter veya bağlı olduğunuz muhtarlıktan alacağınız nüfus cüzdanı sureti

- İkametgah adres senedi

- İşe Başlama Tutanağı

- İmza Sirküleri

- Gerçek ya da Tüzel kişi işe başlama formu

- Dükkanınız kira ise kira sözleşmesi

- Dükkanınız satın alınmış ise tapu senedi

- Başvuru yaptığınıza dair dilekçe örneği

Bu belgelerin birçoğunu E-Devlet üzerinden alabileceğiniz gibi, bazılarını direkt olarak kurumlardan talep etmeniz gerekmektedir.

Bağlı olduğunuz ilçe belediyesinden ya da işletmenizi açacağınız ilçe belediyesinden şu belgeleri talep edin ya da belediyeye ibraz edin:

- İş Yeri Açma Dilekçesi

- Vergi Dairesi’nden almış olduğunuz Vergi Lehvası

- TC Kimlik Kartı aslı ve fotokopisi

- Mülk kiralık ise kira sözleşmesi, satın alınmış ise tapu senedi

- Portör muayane kartı

- Yangın Söndürme tüpünün alındığını ve dolumunun yapıldığını gösteren fatura

- İşletme sahibinin bağlı bulunduğu esnaf odasına kayıt olduğuna dair belge

- Okul ve cami gibi kamusal alanlara işletmenin uzaklığını gösteren kroki örneği

- Açılacak olan iş yeri tapuda konut olarak görünüyorsa, kat mülkiyetine sahip özel ve tüzel kişilerin oy birliği kararını gösteren dilekçe

- Sıhhi İş Yeri Açma Çalışma Ruhsatı Başvuru Formu

- Güvenlik önlemleri hakkında emniyet görevlilerinden alınmış olan görüş

- Patlayıcı, yanıcı ürünler ve gaz dolumu ile alakalı uzaklık ölçümleri hakkında bilirkişi raporu

- Karayolunun işlek olarak kullanıldığı yerlerde işletme kurulduğunda, yeterli trafik güvenliğinin sağlanmış olduğuna dair bilirkişi görüşü

- Bağlı olunan itfaiye müdürlüğünden alınacak itfaiye raporu

- Nüfus cüzdanı kayıt örneği ve adli sicil kaydı

- Eğer yabancı uyruklu bir yatırımcı ve işletmeci iseniz, iş yeri açma ve çalıştırma izni almanız gerekebilir.

Bu belgeleri teslim ettikten sonra bağlı olduğunuz belediye tarafından onaylanırsanız tabela asmanız için “Reklam Ruhsatı”, haftasonu çalışmak için tarafınıza verilecek olan “Haftasonu Çalışma Ruhsatı” ve “Sıhhi Ruhsat” tarafınıza verilecektir. Sıhhi ruhsatınızı aldıktan sonra ilinizdeki Esnaf Kefalet Odası’na gitmeniz gerekmektedir.

İlinizde bulunan Esnaf Kefalet Odası’nın da talep edeceği belgeler olacaktır, bunlar:

- Vergi Levhası

- Kimlik Fotokopisi

- Vekaleten başvuru durumunda vekaletname

Bu belgeleri sağladıktan sonra sicil ilanınızı odanızdan alabilirsiniz.

Verilen ruhsatları ve “İş Yeri Açma Belgesi” gibi dökümanları gerekli denetimlerde göstermek için dükkanınızın kasa kısmına asmanızı öneririz.

Belgelerin ve odaların kayıt ücretleri bağlı olduğunuz kurumlara ve yıllara göre değişkenlik gösterebilir.

Kafe Açmak İçin Ustalık Belgesi Gerekiyor Mu?

Evet, işletme açmanız için ustalık belgesi gerekiyor. Ustalık belgenizi Esnaf ve Sanatkarlar Odası iş yeri açma belgenizi vermek için talep edebilir. Resmi Gazete’de yayınlanan değişikliklere göre işletme sahipleri ya da yanlarında çalıştırdıkları birinin ustalık belgesi olması yeterli olurken, ustalık belgesi yerine diploma ya da kurs bitirme belgesi olması da yeterli olabilmektedir.

İşletme açacaksanız ve ustalık belgeniz yoksa işe alım yaparken ustalık belgesi olan bir personel istihdam etmek avantajınıza olacaktır. Bir yandan da böylelikle kafenizi açarken işlemleri hızlandırmış olacaksınız.

Ustalık belgesinin yanı sıra, yeni düzenlemelerle birlikte gıda işletmelerinde hijyen belgesi olmadan personel çalıştırmanız uygun olmadığı için personellerinizin hijyen belgesinin olmasına dikkat etmesini öneririz.

Hijyen Eğitimi ve sonrasında Hijyen Belgesini almak için, bağlı olduğunuz belediye sınırları içerisinde yer alan Halk Eğitim Merkezlerine başvuruda bulunarak 8 saatlik bir eğitim sonunda Milli Eğitim Bakanlığı onaylı Hijyen Sertifikanızı edinebilirsiniz. Hijyen Sertifikası’nı bir kez aldığınızda geçerliliğini ömür boyu koruyacaktır. Ancak, yapılacak değişiklikleri takip etmenizi öneririz.

Kafe Açmak İçin Kredi Çekilebilir Mi?

Evet, kafe açmak için kredi çekilebilir. Bunun yanı sıra çeşitli finansman imkanları da bulunmakta. Birçok banka, girişimciler için özel kredi fırsatlarını dönemsel olarak sunmakta. Özellikle devlet bankaları genç girişimciler için düşük faizli kredi fırsatlarını yılın belirli dönemlerinde özel kampanya ile müşterileri ile buluşturmaktadır. İşletmeniz için gereken finansman fırsatları hakkında detaylı bilgi almak için devlet ya da özel bankalarla iletişime geçmenizi öneririz.

Ayrıca, KOSGEB ve diğer devlet ofisleri de girişimcilere destek vermektedir. KOSGEB’ten hibe desteği ve düşük faizli kredi almanız için öncelike KOSGEB tarafından verilen ve genellikle bulunduğunuz ildeki üniversitelerde açılan kurslara katılmanız, kurs sonunda başarılı olduktan sonra iş fikrinizi, kriterlere uygun olarak iş planlaması yapıp, bağlı olduğunuz KOSGEB Ofisi’ne sunmanız gerekmektedir. İlaveten, bu iş planlarını internet üzerinden bularak başvuru sürecinizi hızlandırabilir ve KOSGEB destek ofisleri üzerinden ücret karşılığında danışmanlık alabilirsiniz.

Kafe Açmak Ne Kadara Mal Olur?

Kafe açmanın maliyeti konsepte göre değişkenlik gösterse de, demirbaş malzemeler için belirli bir ortalama maliyet çıkarılabilir. Ancak, yazımızda belirttiğimiz gibi özel konseptlerin demirbaş maliyetleri değişebilir.

Ortalama bir butik kafe açma maliyeti belgeler ve demirbaş malzemeler ile birlikte 2020 yılı için 60.000-65.000 lira gibi bir maliyete ulaşırken, nargile kafe ve internet kafe gibi özel konseptlerde, bütçenizin 100.000 lira ve üstüne çıkması konseptlerinizin tam anlamıyla yansıtılmasına yardımcı olabilirken, işletmenizin karlılığının korunmasına da yardımcı olacaktır.

Belirtilen bütçelerin kullanılan malzeme, dekorasyon, lokasyondaki kiralar ve satın alma bedelleri ve seneye göre değişkenlik gösterebileceği unutulmamalıdır.

Pandemi Döneminde Kafe Açmak İçin Özel Uygulamalar

Son dönemde hayatımızı kökten değiştiren pandemi süreci, kafelerin pratiklerini de değiştirmiş durumda. Bakanlıkların yayınlamış olduğu pandemiye ilişkin yasal düzenlemeleri, restoranların ve kafelerin düzenlerini, açılış ve kapanış saatlerini ve servis düzenini değiştirmektedir. İşletmenizin kurulumunda bu regülasyonlara uygun olarak düzenleme yapmanızı öneririz.

- Kafenizi açarken yeni yasal düzenlemelere göre masa düzeninizi oluşturun.

- Açılış ve kapanış saatlerinizi son regülasyonda yer alan saat dilimleri arasına göre düzenleyin ve sosyal medya kanalı aracılığı ile duyurun.

- Servis düzeninizi yasal düzenlemelerde tarif edildiği gibi düzenleyin. Masalarınız arasında sosyal mesafeye uygun mesafe bırakın. Gereken servis noktalarına mika camlar kestirebilirsiniz.

- Son dönemde alınan karara göre, eve servis ya da gel-al servise göre düzenlemeler yapın ve buna göre altyapınızı kurgulayın.

- Gel-al servis için vale hizmeti sağlayan firmalar ile anlaşarak bütçe dengenizi sağlayabilirsiniz.

- Menülerinizi bastırmak yerine QR kodlu temassız dijital menüler kullanabilirsiniz.